Ce terme apparaît de plus en plus dans les discussions du monde numérique, mais peu nombreux sont ceux qui savent précisément de quoi il retourne.
Le Product Ops désigne un métier relativement récent apparu dans les startups. Tellement récent que, finalement, ses missions restent méconnues du grand public, voire des entreprises concernées a priori.
Afin de clarifier tout ceci, voyons quel est le rôle des Product Ops.
Le Product Ops, également appelé Product Operations Manager possède plusieurs définitions, à peu près une pour chaque entreprise qui y fait appel.
Nous n'allons donc pas nous risquer à en donner une interprétation unique, mais nous allons plutôt révéler plusieurs grands principes, avant de s'intéresser à son rôle, ou plutôt à ses rôles.
En réalité, chacun voit dans le métier de Product Ops ce qui l'arrange en fonction de ses besoins, mais le premier objectif consiste à apporter un cadre favorisant l'acculturation produit et ainsi à aider les Product People (Product Managers, Product Owners…) à s'approprier pleinement leur rôle.
Le product ops est donc avant tout un expert en product management et possède une compréhension globale du cycle de vie d'un produit.
De façon plus générale, le Product Ops peut être vu comme un Product Manager de l'organisation produit. À la différence qu'il ne se contente pas de superviser la création et la réalisation d'un backlog d'améliorations : il est au cœur du changement, c'est lui qui est force de proposition. ll n'applique pas ce qu'on lui demande de faire, mais met en place les outils et les process qu'il estime nécessaires pour résoudre les problèmes auxquels sont confrontées de façon bloquante les équipes. Le tout, en étroite collaboration avec lesdites équipes.
Dans la mesure où il existe plusieurs définitions du Product Ops, ses responsabilités peuvent varier d'une entreprise à une autre. En fonction de ses attributions, voici les sujets où il peut intervenir.
Le Product Operations Manager peut être chargé de former les Product Managers débutants. Par sa vision globale du processus produit et des outils associés, le Product Ops a en effet les compétences requises pour leur formation au sein de l'entreprise.
Il s’assure ainsi de la cohérence des pratiques et outils utilisés dans toute l’entreprise.
Par ailleurs, le Product Ops est acteur du changement dans les process, soit en faveur des clients, soit pour l'équipe ou l'entreprise. Dans ce cadre, le Product Ops propose des solutions et travaille avec d'autres membres de l'organisation à la réussite du projet.
Si nécessaire, il va même uniformiser les opérations et la communication entre différentes équipes, de manière qu'elles aient la même vision sur le projet et se coordonnent afin d'atteindre les objectifs assignés.
La fonction de Product Ops peut être vue comme le ciment d'une organisation produit, qui relie les têtes pensantes aux exécutants. Ainsi, le manager ou le responsable fixe des objectifs stratégiques, puis le Product Ops réfléchit à la meilleure façon d'y parvenir et construit le processus adéquat (en concertation avec son équipe et en tenant compte de tous les paramètres et de toutes les forces en présence).
Enfin, les autres membres de l'équipe exécutent leurs tâches en autonomie tout en respectant le cadre défini et en collaboration avec le Product Ops.
Lorsque cela devient nécessaire (par exemple en cas de mise sur le marché de nouveaux produits), les équipes doivent s'agrandir ou se développer. Et pour conserver un cadre sain autour de cette croissance, il convient de maîtriser cette évolution.
L'un des rôles du Product Ops consiste donc à définir les besoins en recrutement (nombre et compétences précises des employés recherchés) grâce à des fiches de poste notamment.
L’exploitation de la “data” est primordiale pour comprendre quelles utilisations font les utilisateurs de votre produit.
Le Product Ops mettra les actions nécessaires en place pour que cette donnée existe et soit utilisée afin de déterminer au mieux : les prochaines évolutions, les prochaines actions de marketing…
Le Product Ops est avant tout un porteur de la culture produit, et à ce titre son comportement respecte ces valeurs. Par conséquent, il n’hésitera pas à mesurer l’impact des actions qu’il met en place.
C’est en s’appuyant sur ces données que le Product Ops fera continuellement évoluer le cadre qu’il propose afin de servir aux mieux ses utilisateurs, c’est-à-dire les Product Managers et Product Owners.
Donnons quelques détails pour imaginer le quotidien d’un Product Ops.
Prenons l’exemple de plusieurs équipes fonctionnant en Scrum. Le Product Ops pourra entre autres s’intéresser aux sujets suivants :
- Les sprints des équipes sont-ils synchronisés ?
- Les différentes Definitions of Done sont-elles cohérentes entre elles et chaque équipe respecte-t-elle bien une “minimal Definition of Done” répondant à la qualité minimale demandée par l’entreprise ?
- Les livrables de chaque équipe sont-ils de qualité et exploitables dans le reste du flux de production ?
- Les sprint reviews font-ils régulièrement intervenir des utilisateurs finaux pour récolter du feedback ?
- Les équipes ont-elles accès à des tableaux de bord de données pour les aider à comprendre l’usage de leur produit et adapter les priorités de développement ?
- Les outils actuellement utilisés par les équipes sont-ils uniformisés et adaptés ?
- Les grands sujets en amont des développements sont-ils dérisqués avec du discovery ?
- Chaque Product Manager a-t-il les compétences ou du soutien pour faire du discovery ?
(Cette liste n'est qu'un sous-ensemble du périmètre où peut intervenir le product ops)
Il est important de rappeler que le Product Ops est “hands on”, c’est-à-dire qu’il peut (en bonne intelligence) décider de remplacer certaines de ces pratiques et outils.
C’est donc lui qui va aller dans les équipes expliquer les raisons de ce changement, les bienfaits espérés et potentiellement former les personnes sur ces nouvelles pratiques.
Comme on l’a vu, les responsabilités du Product Ops peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Ce rôle étant encore jeune, il va de mieux en mieux se définir avec le temps.
Quoi qu’il en soit, la définition actuelle n’apporte pas une révolution dans le monde de la gestion de projet et produit. Les activités que nous avons listées pour un Product Ops existent déjà dans les entreprises, mais sous une forme différente.
Ce rôle ne vient donc pas révolutionner le fonctionnement de votre entreprise, mais propose plutôt une nouvelle structuration pour aider à l’acculturation produit.
Si on dresse le bilan des différents rôles du Product Ops, il en découle une liste de raisons pour lesquelles une entreprise peut avoir besoin de recruter quelqu'un à ce poste :
- optimiser l'efficacité des process de développement d'un produit ;
- minimiser les délais de commercialisation des produits ;
- accroître la qualité des produits mis sur le marché ;
- mettre en place ou améliorer la communication et la collaboration entre les équipes ;
- apporter un cadre de travail au service des équipes produit ;
- assurer la cohérence et l’alignement des pratiques produit au sein de l’entreprise.
En outre, comme il n'existe pas – pour le moment – de formation spécifique au métier de Product Ops, son recrutement reposera sur les compétences qu'il est susceptible de mettre en avant au gré de ses expériences passées. En général, il s'agira d'un Product Manager ou Head of Product qui cherche à évoluer.
Au vu de tous ces rôles, il apparaît qu'un certain nombre d'entreprises sont plus susceptibles de recourir à un Product Ops que d'autres. D'après les retours d'expérience qui commencent à arriver, il s'avère que ce poste est primordial lorsque l'organisation dépasse deux niveaux hiérarchiques.
En effet, au-delà de deux strates de management, l'information est souvent diluée, ce qui nuit à l'efficacité des process de travail et des atteintes d'objectifs. Les conséquences peuvent être un produit de mauvaise qualité ou un délai de mise sur le marché allongé, et donc l'insatisfaction des clients.
Dès lors, missionner un Product Operations Manager va permettre d'uniformiser l'organisation à l'échelle de l'entreprise et de communiquer en fonction, grâce à des outils qu'il mettra en place.
En conclusion, un Product Ops ne remplace ni ne fait doublon avec les autres membres d'une équipe. Au contraire, le Product Ops interagit avec d'autres postes dans l'entreprise (Product Manager, coach agile, chef d'équipe, Head of Product…) et complète les équipes afin d'améliorer l'organisation des processus de l'entreprise.
Chez Goveol, nous estimons que même si le rôle de Product Ops n’est pas une obligation, il peut néanmoins s’avérer utile. L’important est de garder en tête que ce rôle n’est qu’un modèle parmi d’autres pour vous aider à atteindre votre objectif : réaliser de meilleurs produits.
Et nous savons que :
- Tous les modèles sont faux, mais certains sont utiles.
- Ces modèles ne sont pas une fin en soi, mais servent des intentions.
- Si ces modèles aident, d'une façon ou d'une autre, à aller vers l'intention qu'on s'est fixée, alors ils sont utiles.
En conclusion : expérimentez, mesurez et adaptez en conséquence.
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